Les 8 étapes pour rédiger votre cahier des charges LMS
Il n'existe pas de modèle universel — chaque projet a ses spécificités. En revanche, il existe une méthode éprouvée pour ne rien oublier d'essentiel et produire un document utile, à la fois pour vous et pour les éditeurs consultés.
Voici la démarche que nous vous conseillons. Elle se structure en 8 étapes, à mener dans l'ordre. Chaque étape correspond à un onglet de la trame Excel que nous mettons à votre disposition ici.
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| Étape |
Ce que vous formalisez |
| 1. Présenter le contexte et les enjeux |
La situation de départ et la vision cible |
| 2. Cartographier les utilisateurs |
Qui utilisera la plateforme et pour quoi faire |
| 3. Définir les objectifs et indicateurs de succès |
Ce qui fera que le projet est réussi |
| 4. Lister et prioriser les fonctionnalités |
Ce que la plateforme doit savoir faire |
| 5. Spécifier les exigences techniques |
Les contraintes d'intégration et de sécurité |
| 6. Cadrer le budget et le modèle économique |
L'enveloppe et les modalités financières |
| 7. Définir le planning et les livrables |
Les jalons clés du projet |
| 8. Construire la grille d'évaluation |
La méthode de comparaison des prestataires |
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L'objectif : Donner aux éditeurs les clés de lecture de votre projet. Cette première section détermine la qualité des propositions que vous recevrez : plus votre contexte est clair et concret, plus les éditeurs pourront adapter leur réponse à votre réalité.
Les informations à fournir :
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Présentation de l'organisation : Secteur, effectifs, implantations, culture
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Situation actuelle de la formation : Volumes annuels, modalités, outils en place
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Raisons du projet : Fin de contrat, changement stratégique, nouvelle obligation, etc.
-
Vision cible à 2-3 ans : Transformation recherchée, ambition
-
Périmètre du projet : Populations concernées, géographies, langues
Le mot de Pairenne
Évitez la présentation corporate type plaquette commerciale. Les éditeurs cherchent à comprendre votre réalité opérationnelle. Plus vous êtes concret (chiffres, volumes, contraintes), plus leurs réponses le seront aussi. Soyez synthétique.
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L'objectif : Identifier précisément qui va utiliser la plateforme, avec quels usages et quelles attentes. C'est cette cartographie qui permettra ensuite de prioriser les fonctionnalités utiles — et d'éliminer celles qui ne le sont pas. Un LMS se choisit d'abord pour ses utilisateurs, pas pour ses administrateurs.
Les profils à cartographier :
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Apprenants : populations concernées, volumétrie, niveau de maturité digitale, contexte d'usage (bureau, terrain, mobile), langues
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Formateurs et concepteurs pédagogiques : internes, externes, besoins de création de contenu, autonomie souhaitée
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Managers : rôle dans le parcours de leurs équipes (inscription, suivi, validation)
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Administrateurs de la plateforme : nombre, niveau technique, temps disponible pour la gestion
-
Équipe RH et L&D : besoins en reporting, en pilotage, en lien avec la stratégie compétences
Le mot de Pairenne
Dans la majorité des projets que nous accompagnons, les besoins des apprenants sont sous-représentés dans le cahier des charges au profit de ceux des administrateurs. C'est logique — ce sont les administrateurs qui rédigent — mais c'est une erreur coûteuse. Une plateforme bien administrée mais délaissée par ses apprenants reste un échec. Pensez à interroger quelques utilisateurs finaux.
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L'objectif : Rendre votre projet mesurable. Tant que la réussite n'est pas définie en termes concrets, aucun prestataire ne peut s'engager sérieusement — et vous-même ne pourrez pas démontrer la valeur du projet à votre direction dans 18 mois.
Ce qu'il faut formaliser :
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Les objectifs stratégiques : à quoi ce LMS doit-il contribuer à l'échelle de l'entreprise ? (exemples : réduire le temps d'onboarding, sécuriser la conformité réglementaire, professionnaliser un réseau de distribution, soutenir une transformation métier)
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Les objectifs opérationnels : ce que vous voulez concrètement pouvoir faire mieux, plus vite ou à plus grande échelle qu'aujourd'hui
-
Les indicateurs de succès associés : pour chaque objectif, un ou deux KPIs chiffrés avec une cible et une échéance
Exemples d'indicateurs couramment utilisés :
| Domaine |
Exemples d'indicateurs |
| Adoption |
Taux de connexion mensuel, nombre d'apprenants actifs |
| Engagement |
Taux de complétion, durée moyenne par module, NPS apprenant |
| Efficacité pédagogique |
Score aux évaluations, taux de certification, évolution des compétences |
| Performance business |
Réduction du temps d'onboarding, impact sur la productivité, conformité réglementaire |
| Pilotage RH |
Taux de couverture formation, respect des obligations Qualiopi ou OPCO |
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Le mot de Pairenne
Limitez-vous à 4 ou 5 indicateurs prioritaires. Un projet LMS piloté avec 20 KPIs n'est pas piloté — il est observé. Mieux vaut quelques indicateurs suivis rigoureusement qu'un tableau de bord qui n'est jamais ouvert...
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L'objectif : Traduire vos besoins en fonctionnalités concrètes, et surtout les hiérarchiser. C'est souvent l'étape où les cahiers des charges dérapent : on empile 200 fonctionnalités « indispensables » et on contraint les prestataires à répondre oui à tout, au détriment de la lucidité sur les vrais enjeux.
La méthode que nous recommandons : la priorisation MoSCoW
Plutôt qu'une liste plate, classez chaque fonctionnalité selon quatre niveaux :
| Niveau |
Signification |
| M — Must have |
Indispensable. Sans cette fonctionnalité, le projet ne peut pas aboutir. |
| S — Should have |
Important, mais un contournement est possible à court terme. |
| C — Could have |
Souhaitable si le budget et le planning le permettent. |
| W — Won't have |
Hors périmètre pour cette version. À documenter pour éviter les malentendus. |
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Cette classification a trois vertus : elle vous oblige à arbitrer en interne avant la consultation, elle permet aux éditeurs de se positionner honnêtement, et elle vous protège en cas de dépassement budgétaire (vous savez d'avance ce qui peut être reporté).
Les grandes familles de fonctionnalités à passer en revue :
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Expérience apprenante (interface, mobile, accessibilité, social learning)
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Gestion pédagogique (parcours, évaluations, certifications, blended)
-
Création de contenu (outils auteur, compatibilité SCORM / xAPI / cmi5)
-
Administration et reporting (rôles, tableaux de bord, exports, Qualiopi)
-
Gamification et engagement (badges, classements, notifications)
-
IA et personnalisation (recommandations, génération de contenus, tutorat intelligent)
Le mot de Pairenne
Un bon cahier des charges ne cherche pas à tout demander : il cherche à bien demander ce qui compte. Si tout est « Must have », rien ne l'est. Dans nos missions, nous nous fixons une règle simple : pas plus de 40 % des fonctionnalités en Must have. C'est cette discipline qui permet ensuite aux prestataires de formuler des propositions nuancées et réalistes.
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L'objectif : Cadrer tout ce qui permettra à la plateforme de s'intégrer proprement dans votre environnement existant, et de respecter vos contraintes de sécurité et de conformité. C'est la section sur laquelle votre DSI doit être impliquée de bout en bout — un LMS mal intégré devient rapidement un outil isolé, déconnecté des usages quotidiens.
Les exigences à formaliser :
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Mode d'hébergement : SaaS (recommandé dans la grande majorité des cas), cloud privé, on-premise. Précisez la localisation des données (UE, France).
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Authentification : SSO (SAML 2.0, OAuth, OpenID Connect), gestion des mots de passe, double authentification.
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Intégrations au SI : SIRH (Cornerstone, Workday, SAP SuccessFactors…), CRM, outils collaboratifs (Teams, Slack), outils auteur, classes virtuelles.
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Standards de contenu : SCORM 1.2, SCORM 2004, xAPI, cmi5, LTI. Précisez ce que vous utilisez déjà et ce que vous prévoyez d'utiliser.
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API et interopérabilité : disponibilité d'une API REST documentée, webhooks, capacité d'export des données.
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Conformité RGPD : localisation des données, politique de conservation, sous-traitants, procédures en cas de violation.
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Accessibilité : conformité RGAA ou WCAG (niveau AA minimum si vous avez des populations concernées par l'obligation d'accessibilité).
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Performance et disponibilité : SLA attendu (taux de disponibilité, temps de rétablissement), capacité de montée en charge.
Le mot de Pairenne
Deux points sont systématiquement sous-traités dans les cahiers des charges que nous relisons : l'accessibilité et la réversibilité (votre capacité à récupérer vos données et vos contenus si vous quittez l'éditeur). Le premier est une obligation croissante, le second une sécurité contractuelle. Imposez dès le cahier des charges que l'éditeur documente sa procédure de réversibilité — et pas seulement qu'il affirme qu'elle existe.
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L'objectif : Permettre aux éditeurs de se positionner sur une base comparable, et vous permettre à vous de comparer des offres souvent hétérogènes dans leur structure tarifaire. C'est l'une des sections les plus stratégiques du cahier des charges — et paradoxalement l'une des plus négligées.
Ce qu'il faut formaliser :
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L'enveloppe budgétaire indicative : annoncer une fourchette (ou a minima un ordre de grandeur) permet aux éditeurs d'ajuster leur proposition à votre réalité. Ne pas en donner ne protège personne : cela produit surtout des propositions inexploitables ou très éloignées de vos moyens.
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La décomposition attendue du devis : licences, mise en place, intégrations, formation, support, accompagnement projet. Un devis ligne à ligne est indispensable pour comparer ce qui est comparable.
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Le modèle économique souhaité : abonnement annuel, paiement à l'usage, licence perpétuelle. Précisez vos préférences ou laissez l'éditeur proposer avec justification.
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La volumétrie de référence : nombre d'apprenants actifs, nombre d'administrateurs, nombre de formateurs, volume de stockage. C'est sur cette base que les éditeurs calculeront leur tarif.
-
Les coûts récurrents à expliciter : maintenance, montées de version, support, évolutions fonctionnelles, hébergement au-delà de seuils.
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Les conditions de révision tarifaire : indexation annuelle, variation selon la volumétrie, facturation des utilisateurs supplémentaires.
Les coûts cachés à débusquer :
| Poste |
Question à poser à l'éditeur |
| Intégrations SI |
Sont-elles incluses ou facturées en sus ? Qui prend en charge le développement ? |
| Personnalisation graphique |
Quel niveau est inclus ? Qu'est-ce qui déclenche un devis complémentaire ? |
| Formation et conduite du changement |
Combien d'heures, pour quels profils, sur quel format ? |
| Support |
Quel niveau est inclus ? Les horaires ? La langue ? |
| Montées de version |
Incluses, imposées, optionnelles, facturées ? |
| Stockage et bande passante |
Y a-t-il des seuils au-delà desquels la facturation évolue ? |
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Le mot de Pairenne
Comparer les LMS sur le seul « prix par utilisateur » est le meilleur moyen de se tromper. Sur les projets que nous accompagnons, les coûts hors licences représentent en moyenne 30 à 50 % du coût total sur 3 ans.
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L'objectif : Poser un cadre temporel réaliste et des livrables clairement identifiés pour la phase de mise en œuvre. C'est aussi le moyen de vérifier, en regardant la réponse des éditeurs, s'ils ont une vraie méthodologie de déploiement ou s'ils se contentent de vendre un outil.
Les éléments à formaliser :
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Le planning global du projet : date limite de réception des réponses, shortlist, soutenances, décision, démarrage du projet, date cible de mise en production.
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Les grandes phases de déploiement attendues : cadrage, paramétrage, intégrations, reprise de données, tests, formation, mise en production, stabilisation.
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Les livrables attendus de la part du prestataire : spécifications fonctionnelles, plan de tests, manuel administrateur, supports de formation, documentation technique.
-
Les jalons clés et modalités de validation : qui valide quoi, à quel moment, avec quels critères.
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Les contraintes de calendrier internes : fin de contrat avec l'éditeur actuel, périodes à éviter (clôture, pics d'activité métier), échéances réglementaires.
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Les ressources mobilisables côté client : qui est disponible, avec quelle charge, sur quelle période.
Le mot de Pairenne
Un déploiement LMS réaliste s'étale sur 4 à 9 mois selon la complexité des intégrations et le volume de contenu à migrer. Méfiez-vous des éditeurs qui promettent une mise en production en 4 à 6 semaines : soit ils sous-dimensionnent la phase de paramétrage, soit ils livrent un outil standard auquel vous devrez ensuite vous adapter.
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L'objectif : Définir en amont comment vous allez comparer les réponses des éditeurs. C'est ce qui transforme une décision instinctive en décision argumentée — et c'est ce qui vous protège, en interne, face aux arbitrages de votre direction ou de votre service achats.
La méthode : une grille de scoring pondérée
Construire cette grille revient à répondre à trois questions :
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Quels critères entrent dans l'évaluation ? Généralement regroupés en grandes familles : adéquation fonctionnelle, qualité technique, expérience utilisateur, accompagnement et support, solidité de l'éditeur, prix.
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Quel poids donner à chaque famille ? C'est cette pondération qui traduit vos priorités réelles. Un projet piloté par la DSI ne pondèrera pas comme un projet piloté par la formation.
-
Comment scorer chaque critère ? Une échelle simple (par exemple 0 à 5) appliquée de manière homogène à tous les candidats.
Exemple de pondération type pour un projet LMS corporate :
| Famille de critères |
Pondération indicative |
| Adéquation fonctionnelle |
30 % |
| Expérience utilisateur (apprenants et administrateurs) |
20 % |
| Qualité technique et intégrations |
15 % |
| Accompagnement et support |
15 % |
| Prix et modèle économique |
10 % |
| Solidité et pérennité de l'éditeur |
10 % |
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Ces pondérations sont à ajuster selon votre contexte : un organisme de formation donnera plus de poids à la conformité Qualiopi, une entreprise internationale au multilingue et aux intégrations SIRH, une structure avec peu de ressources IT à la simplicité administrateur.
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Le mot de Pairenne
La grille d'évaluation n'est pas qu'un outil de décision : c'est aussi un outil de négociation. Une fois votre shortlist établie, partagez à chaque finaliste les points où leur score est faible. Dans la majorité des cas, cela débloque des ajustements significatifs sur le périmètre, l'accompagnement ou le prix. C'est un levier trop peu utilisé par les équipes projet.
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