Parce qu’elles concernent toutes les sociétés sans exception. Quelles que soient leur taille, leur domaine, leur situation géographique ou encore leur ancienneté, les sociétés ont toutes des fonctions support et donc toutes des axes d’optimisation !

Les sociétés se différencient par leur activité à savoir les produits et services proposés. Elles se ressemblent par la présence de réflexions et problématiques communes, les problématiques liées aux fonctions support !

Les fonctions support englobent un large éventail de services qui ne sont pas directement liés à la production de biens ou à la prestation de services, mais qui sont néanmoins indispensables au bon fonctionnement de l'entreprise.

Ce sont donc des activités de gestion qui accompagnent les fonctions opérationnelles dans les tâches quotidiennes.

Parmi ces fonctions, on trouve :

- La gestion des ressources humaines ;

- Les services administratifs avec notamment la comptabilité, le juridique et la fiscalité ;

- La gestion des achats et des approvisionnements ;

- Les technologies de l'information ou systèmes d’informations ;

- Les services relevant des aspects marketing et communication.

On pourrait encore ajouter à cette liste les services concernés par les aspect de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprise) voir les services concernés par la R&D.

Bien que ces fonctions ne soient pas directement responsables de la création du produit ou du service, elles ont un impact profond sur la performance globale de l'entreprise.

Car avoir des fonctions support optimisées dans une société ou dans un département c’est :

• Améliorer son efficacité opérationnelle 

• Assurer la réduction des coûts 

• Faciliter la prise de décision :

• Améliorer la qualité des services 

• Facilité l’agilité et l’innovation

Cette liste est non exhaustive mais elle permet déjà d’illustrer comment, en agissant sur chacune des fonctions support d’une entreprise, il est clairement possible de booster son rendement général.

1) L’analyse 

Identifiez les processus et les activités au sein des fonctions support qui présentent des inefficacités. Recueillez des données sur les temps de traitement, les coûts et les erreurs pour évaluer la situation actuelle.

2) La redéfinition des processus 

Repensez les processus existants en éliminant les étapes inutiles et en automatisant là où c'est possible. Assurez-vous que les flux de travail sont fluides et optimisés. Le redéfinition doit être pensée en fonction de vos objectifs à moyen terme et de vos ressources disponibles. 

Déterminer la source du flux d'information, le destinataire final des données ainsi que la mise en forme attendue est une bonne base pour repenser un process.

3) L’utilisation de la technologie 

Les outils technologiques tels que les logiciels de gestion des ressources humaines, les ERP ou les CRM peuvent grandement faciliter l'optimisation des fonctions support. Cherchez des solutions adaptées à vos besoins, il en existe forcément une, l'offre est si large!

4) La formation et la communication 

Impliquez les équipes concernées dans le processus d'optimisation. Assurez-vous qu'elles comprennent les nouvelles procédures et sont prêtes à les adopter. L’adhésion des collaborateurs est un facteur clé de succès d’une mise en place de nouveaux process réussie.

5) Le suivi et l’amélioration continue 

L'optimisation est un processus continu. Surveillez les résultats de vos efforts et apportez des ajustements au besoin pour garantir que les gains se maintiennent sur le long terme.

La décision d'internaliser ou d'externaliser les fonctions support dépend de plusieurs facteurs propres à chaque entreprise, tels que la taille de l'entreprise, les compétences internes, la complexité des activités, les coûts, les exigences de conformité et les objectifs stratégiques. Il n'y a pas de réponse unique qui convient à toutes les situations, mais voici ci-dessous quelques éléments à considérer lors de la prise de décision.

• Contrôle direct : En internalisant les fonctions support, l'entreprise conserve un contrôle direct sur les processus et les opérations, ce qui peut être important pour maintenir une certaine qualité et maximiser la fluidité dans les échanges inter-services.

• Expertise et connaissance : Si l'entreprise possède déjà les compétences nécessaires en interne, il peut être avantageux de gérer les fonctions support par elle-même. Cela évite la dépendance vis-à-vis de tiers.

• Confidentialité et sécurité : Dans certains cas, des considérations de sécurité et de confidentialité peuvent nécessiter la gestion interne de certaines fonctions, notamment dans les domaines juridiques, financiers et de la gestion des données sensibles.

• Culture d'entreprise : Les fonctions support internalisées peuvent être plus en phase avec la culture, les valeurs et les objectifs de l'entreprise, ce qui peut contribuer à une meilleure intégration et à une plus grande cohérence.
  
  

• Réduction des coûts : L'externalisation des fonctions support peut souvent être plus économique, car elle permet de bénéficier d'économies d'échelle et de partager les coûts avec d'autres entreprises.

• Focus sur les activités principales : Externaliser les fonctions support permet à l'entreprise de se concentrer davantage sur ses activités principales, ce qui peut favoriser une plus grande efficacité et innovation.

• Flexibilité : L'externalisation peut offrir une plus grande flexibilité pour s'adapter aux fluctuations de la demande, sans avoir à gérer en interne un manque de ressource.

• Expertise spécialisée : L'externalisation permet de bénéficier de l'expertise de prestataires spécialisés dans les domaines des fonctions support, ce qui peut conduire à une meilleure qualité et à des solutions innovantes.

• Réduction des risques : Pour certaines fonctions complexes ou réglementées, l'externalisation peut transférer une partie des risques à des prestataires externes qui ont l'expertise nécessaire pour gérer ces risques.
  
  

Il n'y a pas de solution universelle. L'idéal est de mener une évaluation approfondie des besoins, des avantages et des inconvénients pour chaque fonction support spécifique. Parfois, une combinaison d'approches, comme l'externalisation partielle ou sélective, peut également être envisagée pour répondre aux besoins spécifiques de l'entreprise.

Et si l'entreprise était un corps humain...
L'équipe dirigeante serait alors le cerveau en charge de piloter les autres fonctions ;
Les équipes commerciales seraient le cœur en charge de transmettre les flux aux autres organes ;
Les équipes de production seraient naturellement les bras ;
Et les fonctions support?
Les fonctions supports seraient la moëlle épinière. Elles sont responsables de la collecte, de la traduction et de la transmission à l'ensemble des organes des flux descendants et ascendants d'informations.

Elles doivent apporter du lien, du liant et de la sécurité pour votre groupe.

L'optimisation de ces fonctions support est bien plus qu'un simple exercice de réduction des coûts. C'est un moyen stratégique d'améliorer l'efficacité opérationnelle, de libérer des ressources pour l'innovation et de renforcer la compétitivité de l'entreprise sur le marché.

En investissant dans l'optimisation de ces fonctions en apparence secondaires, les entreprises peuvent réaliser des gains significatifs qui se traduisent par une performance globale améliorée et une croissance durable.

Si vous souhaitez avoir d'autres conseils pour optimiser votre démarche d’optimisation de vos fonctions support ou simplement avoir un avis extérieur sur celle-ci, n'hésitez pas à nous contacter pour un audit indépendant ou pour un échange sur vos problématiques.

• Quelles sont les fonctions support au sein d'une entreprise ?
  Les fonctions support englobent un ensemble de services essentiels au bon fonctionnement de l'entreprise, mais qui ne sont pas directement liés à la production ou à la prestation de services. Cela inclut des domaines tels que les ressources humaines, la comptabilité, les achats, les systèmes d'informations, le service juridique, la communication, le marketing, la RSE.
  
  

• Pourquoi les fonctions support sont-elles importantes ?
  Les fonctions support jouent un rôle crucial dans l'efficacité et la performance globale de l'entreprise. Elles assurent la gestion efficace des opérations internes, elles sont un véritable levier d'optimisation et de fiabilisation des flux d'informations.
  
  

• Quels sont les avantages de l'optimisation des fonctions support ?
  L'optimisation des fonctions support apporte plusieurs avantages, tels que l'amélioration de l'efficacité opérationnelle, la réduction des coûts, la prise de décision éclairée, l'amélioration de la qualité des services, la libération de ressources pour l'innovation, et l'augmentation de la compétitivité.
  
  

• Comment identifier les domaines à optimiser au sein des fonctions support ?
  Pour identifier les domaines à optimiser, il est essentiel de réaliser une analyse approfondie des processus et des activités au sein de chaque fonction support. Identifiez les goulots d'étranglement, les étapes redondantes, les retards et les coûts excessifs.
  
  

• Comment peut-on automatiser les fonctions support ?
  L'automatisation des fonctions support peut être réalisée à l'aide de logiciels et d'outils spécifiques à chaque domaine. Par exemple, pour la comptabilité, des logiciels de comptabilité automatisée peuvent être utilisés. Pour les ressources humaines, des systèmes de gestion des ressources humaines (HRMS) peuvent automatiser les processus liés aux employés. Pour chaque fonction supports et pour chaque besoin, un outil existe. Etudiez le marché !
  
  

• Comment l'optimisation des fonctions support impacte-t-elle la satisfaction des clients ?
  Une optimisation efficace des fonctions support conduit à une meilleure gestion des problèmes et des demandes des clients. Des processus plus rapides et plus précis dans des domaines tels que le service client ou la gestion des retours peuvent améliorer l'expérience globale du client.
  
  

• Comment les fonctions support contribuent-elles à l'innovation de l'entreprise ?
  Lorsque les fonctions support sont optimisées, elles libèrent du temps et des ressources qui peuvent être réaffectés à des activités plus stratégiques, y compris l'innovation. Les équipes peuvent se concentrer sur la recherche de nouvelles solutions, de technologies émergentes et d'améliorations continues.
  
  

• Comment mesurer le succès de l'optimisation des fonctions support ?
  Le succès de l'optimisation des fonctions support peut être mesuré à l'aide d'indicateurs tels que la réduction des coûts opérationnels, l'augmentation de l'efficacité des processus, la satisfaction des employés et des clients, la rapidité de résolution des problèmes, et la capacité à réaffecter des ressources à des initiatives stratégiques.
  
  

• Quelles sont les étapes clés pour optimiser les fonctions support ?
  Les étapes clés pour optimiser les fonctions support comprennent l'analyse des processus existants, la redéfinition des processus inefficaces, l'utilisation de la technologie appropriée, la formation des équipes, et la mise en place d'un suivi et d'une amélioration continue.
  
  

• Pourquoi l'optimisation des fonctions support est-elle un investissement à long terme ?
  L'optimisation des fonctions support nécessite des efforts initiaux en termes de temps, de ressources et d'investissement dans la technologie. Cependant, les gains en efficacité, en réduction des coûts et en qualité des services se maintiennent sur le long terme, contribuant ainsi à la performance durable de l'entreprise.