10 avril 2025 • Aurélien • financement de la formation • Tous

Bilan Pédagogique et Financier (BPF) : Le guide pour sa déclaration

Evaluation des formations

Contexte : Nous avons créé notre organisme de formation professionnelle en 2023 et obtenu notre Numéro de Déclaration d’Activité (le fameux NDA) en 2024. Comme beaucoup d’organismes qui débutent, nous devons cette année déposer notre tout premier Bilan Pédagogique et Financier (BPF).

💡 En accompagnant d’autres formateurs et OF dans la structuration de leur activité, nous avons constaté que cette obligation soulève souvent des questions.

Nous avons donc conçu ce guide pratique, basé sur notre propre parcours, pour vous aider à aborder cette démarche avec clarté et sérénité.

Sommaire

 BPF : Définition, obligations et pourquoi il est indispensable pour un organisme de formation
 Télédéclaration du bilan pédagogique de formation : où et quand le transmettre?
 Comment remplir le BPF en ligne en temps que formateur : tutoriel détaillé étape par étape 
 Le BPF, et après? PAIRENNE vous accompagne
 FAQ : Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

BPF : Définition, obligations et pourquoi il est indispensable pour un organisme de formation

Le Bilan Pédagogique et Financier, ou BPF, est un document obligatoire que chaque organisme de formation disposant d’un Numéro de Déclaration d’Activité (NDA) doit transmettre chaque année à la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités).


Ce bilan permet de dresser une photographie précise de votre activité de formation sur un exercice comptable : nombre d’heures réalisées, profils des stagiaires, financements mobilisés, modalités pédagogiques mises en œuvre, etc.


Il est exigé dès lors que vous avez obtenu votre NDA depuis plus de trois mois et que vous avez délivré au moins une action de formation formalisée (via convention ou contrat).


Le BPF se remplit via un formulaire réglementaire défini par le Code du travail (article L6352-11).
Il alimente également les statistiques nationales sur la formation professionnelle.

   À savoir : La transmission du BPF est un pré-requis pour obtenir ou conserver la certification Qualiopi, obligatoire si vous souhaitez proposer des formations financées.
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Déclaration du bilan pédagogique de formation : où et quand le transmettre?

Déclaration en ligne

La transmission du Bilan Pédagogique et Financier (BPF) se fait exclusivement en ligne sur le portail officiel :

👉 monactiviteformation.emploi.gouv.fr
Monactivitéformation
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Deux possibilités selon votre situation :

  • Première connexion ?
    Créez un compte en renseignant le numéro SIRET de votre structure et l’adresse e-mail associée.
    Un code d’activation vous sera demandé — il vous a été transmis lors de l’enregistrement de votre Numéro de Déclaration d’Activité (NDA).


  • Compte déjà actif ?
    Vous pouvez vous connecter directement avec vos identifiants.

   À savoir : Les codes d’activation expirent au bout d’un certain temps.
Si vous voyez un message d’erreur à la connexion, vous pouvez contacter le centre de services des ministères sociaux au 0 805 03 24 30 pour obtenir un nouveau code.
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Date et période de déclaration?

Le BPF doit être transmis chaque année au cours du deuxième trimestre, généralement entre avril et mai. La période exacte est communiquée sur la plateforme.


Vous devez y reporter les données correspondant à votre dernier exercice comptable clôturé.

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 Exemples concrets :

  • Si votre exercice comptable se termine le 31/12/2024, vous déclarez entre le 7/04/2025 et le 31/05/2025 les actions réalisées du 01/01/2024 au 31/12/2024 

  • Si votre exercice clôture au 30/09/2024, vous déclarez entre le 7/04/2025 et le 31/05/2025 les actions du 01/10/2023 au 30/09/2024.


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Comment remplir le BPF 2024 en ligne en temps que formateur : tutoriel détaillé étape par étape 

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Déclarer son Bilan Pédagogique et Financier en ligne peut sembler technique au premier abord.
Voici un guide pratique, étape par étape, pour vous aider à renseigner sereinement les informations demandées pour votre BPF 2024.

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La connexion

Nous l'avons vu plus haut, commencez par vous connecter à votre compte sur MON ACTIVITÉ FORMATION. 
Une fois connecté, vous accédez directement au formulaire de déclaration.

BPF 2024 Accueil
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A- Identification de l'organisme de formation

Dans cette section, vérifiez que les informations de votre structure sont à jour (SIRET, coordonnées, raison sociale…). Si vous avez récemment déménagé ou modifié un élément administratif, c’est le moment de le corriger.

BPF 2024

B - Informations générales

Cette section permet de rattacher votre déclaration à l’exercice comptable concerné.
Assurez-vous que les dates de début et de fin d’exercice correspondent bien à votre clôture comptable. Vous pouvez les ajuster si nécessaire.

BPF informations générales
   À savoir : 

  • Si une action de formation s'étale sur deux exercices, vous devez ventiler les produits et charges au prorata de la réalisation

  • Si une formation a été réalisée sur l’année N mais payée sur l’année N+1, elle doit être rattachée à l’année N, c’est-à-dire l’année de sa réalisation.

Vous devrez également indiquer dans cette partie si vous avez mené des formations en tout ou partie à distance (par exemple : e-learning, classes virtuelles, modules en ligne, etc.). C’est une donnée suivie de près par l’administration.

C - Bilan financier : origine des produits de l'organisme

Dans cette partie, vous détaillez les montants perçus selon l’origine des financements :
  • Entreprises privées
  • Particuliers
  • Organismes gestionnaires de fonds de formation
  • Autres organismes de formation
  • Pouvoir publics (État, Régions, France Travail...)
  • Autres produits
BPF Produits
   À savoir : 

  • Les montants doivent correspondre aux produits comptabilisés dans les comptes de classe 7

  • En cas de financement mixte, chaque financeur doit être renseigné au prorata de sa participation.
    Par exemple, une formation partiellement financée par le CPF du stagiaire et complétée par l’employeur devra être ventilée entre les lignes correspondantes.

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D - Bilan financier :  charges de l'organisme

Dans ce tableau, vous devez déclarer les dépenses liées à votre activité de formation :
  • Première ligne : indiquez le montant total des charges de votre organisme en lien avec votre activité de dispensateur de formation.
  • Sur les deux sous-catégories :
       - Les salaires des formateurs (comptes 6411 en comptabilité)
       - Les achats de prestations de formation et honoraires (comptes 604 et 6226).
BPF Charges

E - Personnes dispensant des heures de formation

Ici, vous devez renseigner qui a animé vos formations et combien d’heures ont été réalisées :
  • Le nombre de personnes ayant dispensé des formations au cours de l’année
  • Le nombre total d’heures de formation qu’elles ont assurées, arrondi à l’entier le plus proche
Cela inclut les salariés, les indépendants ou sous-traitants ayant animé les sessions sous votre responsabilité.
BPF Charges

F. Bilan pédagogique : stagiaires bénéficiant d'une formation dispensée par l'organisme et apprentis en formation

Cette section vise à quantifier les bénéficiaires des formations, bilans de compétences et VAE, selon la nature des actions menées :
  • F-1 : Type de stagiaires de l'organisme
    Dans cette section, il s’agit de préciser le public qui a suivi vos formations. Pour chaque action de formation, vous devez répartir les stagiaires en fonction de leur statut (salariés, demandeurs d'emploi..).

    Pour chaque action de formation, il faut aussi compter le nombre total d’heures de formation suivies.

     Par exemple : si vous avez formé 12 stagiaires pendant 6 heures, vous devez indiquer :
       - Nombre de stagiaires : 12
       - Heures totales : 72 heures-stagiaires (12 stagiaires x 6 heures)
Bilan pédagogique formation
   À savoir : 
Un stagiaire ne doit être comptabilisé qu’une seule fois par action, même si plusieurs sessions ont été organisées.
Le calcul doit être effectué pour chaque action, y compris pour les formations à distance.
  • F-2 : activité sous-traitée de l'organisme
    Cette rubrique est à remplir si vous avez confié tout ou une partie de vos actions de formation à un autre organisme (par exemple, en cas de sous-traitance à un prestataire de formation).

    Vous devez y inscrire :
       - Le nombre de stagiaires ayant suivi la formation auprès de l’organisme sous-traitant.
       - Le nombre d’heures de formation suivies par ces stagiaires.
Bilan pédagogique formation
   À savoir : 
Si vous êtes intervenu en tant que sous-traitant pour le compte d’un autre OF, n’indiquez rien dans le cadre F. Ces données doivent figurer dans le cadre suivant G
  • F-3 - Objectif général des prestations dispensées
    Dans ce cadre, vous devrez définir les objectifs principaux de chaque formation dispensée par votre organisme.

    Les chiffres que vous reportez ici doivent correspondre à ceux du cadre F-1, ligne « total », c’est-à-dire les montants totaux en termes de nombre de stagiaires et d’heures suivies.
Bilan pédagogique formation
   À savoir : 
Vous l'avez compris mais nous le redisons :
Les données renseignées en F1, F3 et F4 doivent correspondre aux produits financiers renseignés dans les lignes 1 à 9 et 11 du cadre C. Peu importe si vous avez réalisé les formations en interne ou que vous les ayez confiées à un autre organisme : tout doit être déclaré ici.
  • F-4 - Les spécialités de formation
    Ici, l’objectif est de classer vos formations selon leurs spécialités. Vous devez regrouper les actions de formation qui partagent une même spécialité (celles ayant le même code).

    Si une formation couvre plusieurs matières, choisissez la spécialité dominante en fonction du programme enseigné.

    Les chiffres à inscrire dans la case « Total » de cette section doivent coïncider avec ceux des cadres F-1 et F-3, c’est-à-dire que le nombre total de stagiaires et le total des heures de formation doivent être les mêmes pour chaque cadre.
Bilan pédagogique formation
   À savoir : 

Utilisez le code le plus précis possible ; à défaut, choisissez un code plus général (les codes généraux sont indiqués en gras dans la liste).

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G. Bilan pédagogique : stagiaires dont la formation a été confiée à votre organisme par un autre organisme de formation

Cette rubrique concerne les formations sous-traitées : lorsque vous êtes intervenu pour le compte d’un autre organisme de formation, soit par un contrat de prestation de service, un contrat de sous-traitance, ou en honoraires.

Vous devez y indiquer :
  • Le nombre de stagiaires ayant suivi ces formations sous-traitées.
  • Le nombre d’heures suivies par ces stagiaires et apprentis.
Comme pour les autres sections, le calcul doit être effectué par action et le total des heures doit être reporté pour l'ensemble des actions réalisées, y compris pour les formations à distance

 Par exemple, si vous avez dispensé une formation de 6 heures à 12 stagiaires, vous devez indiquer :
   - Nombre de stagiaires : 12
   - Total des heures : 72 heures-stagiaires (12 stagiaires x 6 heures de formation).

Ces données concernent les actions pour lesquelles vous avez indiqué des produits à la ligne 10 du cadre C.
Bilan pédagogique formation
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H. Personne ayant la qualité de dirigeant

Dans cette section, vous devez déclarer la personne responsable de l’organisme de formation. Si le dirigeant n’est pas déjà dans la liste, vous pouvez l'ajouter manuellement.
Bilan pédagogique formation
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Vers la transmission du bilan pédagogique

Félicitations ! Vous avez maintenant toutes les informations nécessaires pour remplir et soumettre votre Bilan Pédagogique et Financier (BPF) en ligne. Une fois toutes les sections complétées et vérifiées, vous êtes prêt à déclarer votre activité de formation pour l'exercice comptable concerné.
   À savoir : 

N'oubliez pas de sauvegarder une version PDF de votre BPF après transmission. Ce document peut être utile lors des audits Qualiopi ou pour répondre à certaines demandes de financeurs (cliquez sur les 3 petits points pour faire apparaitre le menu "Imprimer")

Bilan pédagogique formation

Le BPF, et après? PAIRENNE vous accompagne

Remplir le Bilan Pédagogique et Financier (BPF) est une étape essentielle pour les organismes de formation. En plus de garantir la conformité avec les exigences légales, cela vous permet de mieux analyser et optimiser vos activités de formation. Si vous avez des questions ou souhaitez un accompagnement dans cette démarche, PAIRENNE est là pour vous soutenir.

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PAIRENNE propose des services complets pour accompagner les organismes de formation, notamment :

  • L’accompagnement dans les démarches administratives (gestion du BPF ou portage QUALIOPI..)
  • La digitalisation de vos contenus (e-learning, blended learning, vidéos pédagogiques)
  • La mise en place et l’optimisation de vos plateformes LMS pour faciliter le suivi de vos apprenants

  • L’analyse et l’amélioration continue de vos processus pédagogiques pour maximiser l’engagement et l'efficacité de vos formations (formation de formateurs, recherche d'outils dynamique..)

 Vous souhaitez être assisté dans la création de vos formations ? Les équipes Pairenne vous accompagnent sur l'ensemble des étapes du processus de la définition du besoin à la mise en place en passant bien évidement de la conception des ressources pédagogiques. 

Contactez nous pour en discuter ou soyez recontacté ! 

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FAQ sur le bilan pédagogique et financier (BPF)

Qu’est-ce que le Bilan Pédagogique et Financier ?

Le BPF est un document obligatoire pour tous les prestataires de formation, qui permet de rendre compte des activités de formation de l’organisme durant l’exercice comptable. Il doit être transmis chaque année à la DREETS.

Quand faut-il remplir votre bilan pédagogique ?

Le BPF doit être rempli en ligne. Les organismes de formation doivent transmettre leur bilan pédagogique généralement entre avril et mai, pour l’année précédente (exercice comptable clôturé).

Quels documents sont nécessaires pour remplir votre bilan pédagogique ?

Vous aurez besoin des informations suivantes : nombre d’heures de formation réalisées, financements obtenus, détail des charges et des produits, ainsi que des informations sur les stagiaires et les formateurs.

Comment déclarer les activités de formation dans le BPF ? 

Les activités de formation doivent être détaillées par type (présentiel, à distance, sous-traitance) et par statut des stagiaires (salariés, demandeurs d’emploi, etc.). Vous devez également indiquer le nombre d’heures totales de formation réalisées.

Quels sont les éléments financiers à inclure dans le BPF ? 

Vous devez renseigner les produits et charges liés à vos activités de formation : financements reçus (OPCO, CPF, entreprises), charges liées aux formateurs, achats de prestations, etc.

Les prestataires de formation doivent-ils déclarer les formations sous-traitées ?

Oui, toute formation sous-traitée à un autre organisme doit être indiquée dans le BPF, avec le nombre de stagiaires et les heures de formation concernées.

Il y a t-il un lien entre le bilan comptable dans le BPF ? 

Oui, il est important qu'il y ai une réciprocité dans les produits et charges que vous déclarer dans votre bilan comptable et dans votre BPF

Que faire si vous avez des questions lors du remplissage du BPF ?

Si vous avez des difficultés pour remplir votre BPF, n’hésitez pas à consulter des ressources comme celles proposées par Centre Inffo ou à contacter un spécialiste comme PAIRENNE pour vous guider dans les démarches administratives.

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