Jul 1 • Valentin

Parcours d'intégration nouveaux collaborateurs - Le guide complet

Concevoir une formation

A une époque ou la main d'œuvre est devenue plus rare et ou la rotation des salariés a significativement augmentée, l'intégration des nouveaux collaborateurs est devenue un enjeu stratégique majeur pour les entreprises. Un parcours d'intégration bien conçu et exécuté peut en effet faire toute la différence entre un employé engagé et productif et un départ prématuré coûteux.


Cet article explore les différentes facettes d'un parcours d'intégration réussi, depuis sa définition jusqu'aux meilleures pratiques pour sa mise en œuvre. Nous examinerons notamment pourquoi un onboarding efficace est crucial pour la rétention des talents et la performance organisationnelle, et nous détaillerons les étapes clés d'un parcours d'intégration complet, du pré-boarding au post-boarding. Commençons tout de suite. 

Sommaire

 Définition et étapes d'un parcours d'intégration
 Importance et avantages d'un parcours d'intégration
 Les étapes clés du pré-boarding
 Les étapes clés de l'onboarding
 Les étapes clés du post-boarding
 Évaluation et amélioration du parcours d'intégration
 Nos conseils pour une intégration réussie

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Définition d'un parcours d'intégration

Le parcours d'intégration désigne l'ensemble des actions mises en place par une entreprise pour accueillir et intégrer un nouveau collaborateur. Ce processus stratégique vise ainsi à faciliter l'adaptation du nouvel employé, à optimiser sa montée en compétences et à favoriser son engagement à long terme envers l'entreprise.

Il se décompose généralement en trois phases principales :


  • Le pré-onboarding : De l'acceptation de l'offre au premier jour de travail. Cette phase prépare l'arrivée du collaborateur et maintient son enthousiasme et sa motivation pour le poste et l'entreprise.
  • L'onboarding :  Débute le jour d'arrivée et peut durer plusieurs semaines. Elle comprend l'accueil, la formation initiale et la familiarisation avec l'environnement de travail.
  • Le post-onboarding :  S'étend sur plusieurs mois, à minima jusqu'à la fin de la période d'essais et parfois jusqu'à un an. Cette phase assure l'intégration complète et le développement continu du collaborateur.


A noter que la durée et le contenu de chaque phase varient bien évidement selon l'entreprise, le poste et le secteur d'activité. Nous vous présentons néanmoins dans la suite les grandes étapes et bonnes pratiques qui vous permettront de développer votre propre parcours d'intégration collaborateur. 

  Besoin d'aide ? 
Vous souhaitez être assisté dans la création de votre propre parcours d'intégration collaborateur ? Les équipes Pairenne vous accompagnent sur l'ensemble des étapes de votre projet de la définition du cahier des charges à la mise en place du parcours et des outils en passant par la création des ressources.

Importance et avantages d'un parcours d'intégration

Les premiers contacts entre un collaborateur est une entreprise ont un impact considérable sur leur relation future. Ainsi, bien que très souvent négligé, la mise en place d'un parcours d'intégration permet d'améliorer cette première impression contribuant ainsi à la rétention des collaborateurs tout en permettant une montée en compétence plus rapide :

Les chiffres clés de l'onboarding

Impact sur la rétention des employés

D'après une étude de BrandonHall Group de 2015, un onboarding réussi permet d'augmenter la rétention collaborateur de 82%. Sans un parcours d'intégration adéquat, la moitié des employés envisage par ailleurs de quitter l'entreprise pendant leur période d'essai, et un cinquième part effectivement au bout de cinq mois. En revanche, lorsqu'un onboarding de qualité est mis en place, 58% des employés restent fidèles à leur entreprise pendant plus de trois ans.

Effets sur la productivité et l'engagement

L'intégration joue également un rôle crucial dans la productivité des nouveaux employés. Sans parcours d'intégration, un nouvel embauché n'atteint sa pleine productivité qu'au bout de six à neuf mois. Une bonne intégration peut réduire ce délai de moitié. De plus, elle renforce l'engagement des employés et facilite leur immersion dans la culture de l'entreprise.

Malgré ces bienfaits, la majorité des entreprises néglige encore l'étape d'onboarding. D'après l'article de Oak Engage, plus de 65% d'entre elles n'ont pas mis en place de parcours d'intégration. Du côté des employés, le constat est tout aussi alarmant : seuls 12% estiment que leur entreprise dispose d'un bon processus d'intégration. Vous avez donc l'occasion de vous démarquer face à vos concurrents.

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Les étapes clés du pré-boarding

Le pré-boarding se déroule entre l'acceptation du nouveau poste et le premier jour du collaborateur. Son importance est cruciale car il donne une première impression sur l'entreprise et permet de conserver la motivation du nouveau collaborateur pour le poste. 
Voici les étapes pouvant être intégrées dans le pré-boarding :

1. Gestion administrative

Préparez à l'avance tous les documents nécessaires, comme le contrat, la mutuelle et la sécurité sociale. Envisagez de demander au nouveau salarié de remplir certains formulaires en amont pour alléger les démarches du premier jour.

2. Communication interne

Informez les équipes de l'arrivée du nouveau collègue pour permettre à chacun de se préparer et de l'accueillir dans les meilleures conditions. Cette anticipation permet à l'équipe de s'adapter, évite les surprises le jour J, et favorise un climat de convivialité dès le début.

3. Préparer son espace de travail

Faites le nécessaire pour que son environnement de travail (bureau, équipement) soit prêt. Cela montre que l'entreprise est engagée et pense à lui. Un espace de travail bien préparé permet au nouveau salarié de se sentir accueilli et de commencer ses tâches sans délai.

4. Désigner un tuteur

Désignez un tuteur qui va accompagner le nouvel arrivant tout au long de son intégration, lui permettant de se rassurer et de poser des questions sur des incompréhensions.

5. Présenter la nouvelle recrue

Demandez-lui de vous fournir un support (courte vidéo, PowerPoint, ...) qui le présente aux équipes. De cette manière, la cohésion d'équipe sera renforcée dès le premier jour de son intégration.

6. Transmettre les infos

Envoyez-lui toutes les informations nécessaires pour que son intégration se passe de manière sereine avant son premier jour. Ces informations peuvent comprendre la date, le lieu, les horaires, ainsi que les tenues acceptées pour sa journée d'intégration.

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Les étapes clés de l'onboarding

C'est lors du premier jour que l'onboarding à proprement parler commence, et s'étend généralement sur la première semaine. Cette étape est déterminante pour créer une impression positive et poser les bases d'une intégration en entreprise réussie.

1. L'accueil du premier jour

Le premier jour est souvent empreint d'excitation et d'appréhension pour le nouvel arrivant. Un accueil chaleureux et bien organisé peut faire toute la différence et considérablement améliorer le premier ressenti du nouveau collaborateur :

  • Prévoyez un comité d'accueil : Désignez une personne (idéalement le manager direct ou un membre des RH) pour accueillir le nouveau collaborateur dès son arrivée.
  • Organisez une visite guidée : Faites-lui découvrir les locaux, les espaces communs, et son poste de travail.
  • Présentez-le à l'équipe : Planifiez des rencontres informelles avec ses collègues directs et les autres services avec lesquels il sera amené à interagir.

3. Définition des objectifs

Il est essentiel de clarifier rapidement les attentes et les objectifs :

  • Organisez une réunion avec le manager direct pour discuter des responsabilités du poste et des objectifs à court et moyen terme.
  • Établissez un plan d'action pour les premières semaines, avec des jalons clairs et atteignables : objectifs SMART.
  • Assurez-vous que le nouveau collaborateur comprenne comment son rôle s'inscrit dans la mission globale de l'entreprise.

4. Le livret d'accueil

Un livret d'accueil bien conçu est un outil précieux pour le nouvel arrivant :

  • Incluez-y les informations essentielles : l'histoire de l'entreprise, l'organigramme, les politiques internes, les avantages sociaux, etc.
  • Optez pour un format digital, facile à mettre à jour et accessible à tout moment. Ce livret d'accueil peut d'ailleurs être intégré à votre parcours de formation initial
  • Pensez à y intégrer une FAQ pour répondre aux questions les plus courantes des nouveaux collaborateurs.

5. Parcours de formation initiale

Cette formation initiale donne au nouveau collaborateur les outils nécessaires pour s'intégrer dans l'entreprise et mener à bien ses premières missions. Ce parcours de formation initiale peut notamment intégrer une présentation :

  • Processus internes : Présentez les procédures spécifiques à son poste et au fonctionnement général de l'entreprise.
  • Outils de travail : Organisez des sessio