Jun 17 • Valentin

Comment créer un centre de formation interne dans son entreprise

Concevoir une formation

Vous envisagez de renforcer les compétences de votre équipe, structurer l'intégration des nouveaux collaborateurs ou encore former vos clients ? La création d'un centre de formation interne pourrait être la réponse stratégique que vous recherchez.

Dans cet article, nous allons explorer pas à pas comment vous pouvez planifier, mettre en place et gérer avec succès un centre de formation interne. De la définition des besoins spécifiques de votre entreprise à l'évaluation des résultats, nous passerons en revue l'ensemble des étapes qui vous permettront de déployer avec succès votre académie interne. Commençons tout de suite ! 

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Qu'est ce qu'un centre de formation interne ?

Un centre de formation interne est une structure organisationnelle établie au sein d'une entreprise pour concevoir, développer et déployer des programmes de formation spécifiquement adaptés à ses employés et/ou ses clients.
Contrairement aux formations externes, il permet un contrôle total sur les contenus et les méthodes pédagogiques, alignés étroitement avec les objectifs stratégiques de l'entreprise. Ce dispositif vise ainsi à répondre aux défis internes tout en renforçant la culture d'apprentissage continue au sein de l'organisation.


Un centre de formation interne se distingue ainsi d'un organisme de formation externe par sa vocation à former exclusivement les employés ou clients de l'entreprise généralement sans attendre de rémunération en contre partie. 

Pourquoi créer un centre de formation interne dans son entreprise ?

Créer un centre de formation interne peut présenter plusieurs avantages stratégiques et opérationnels pour votre entreprise :

  Alignement stratégique : 

En interne, vous avez un contrôle total sur les contenus et les méthodes de formation, ce qui permet une personnalisation maximale pour répondre précisément aux besoins spécifiques de votre entreprise. Cela inclut la capacité de former vos équipes sur des processus internes, des produits spécifiques, des normes de qualité et autres compétences essentielles à votre secteur.

  Adaptabilité et réactivité : 

Vous pouvez ajuster rapidement les programmes de formation en fonction des changements internes ou des évolutions du marché, assurant ainsi une réponse agile aux défis et opportunités à venir. Cette flexibilité permet à votre entreprise de rester à la pointe des nouvelles technologies et des meilleures pratiques sectorielles.

  Renforcement de la culture d'entreprise :

Un centre de formation interne renforce les valeurs et la culture de votre entreprise en transmettant non seulement des compétences techniques, mais aussi en cultivant un sentiment d'appartenance et d'engagement parmi les employés. Cela favorise un environnement où l'apprentissage continu est encouragé et valorisé.

  Optimisation des coûts à long terme : 

Bien que l'investissement initial puisse être significatif, un centre de formation interne peut réduire les coûts à long terme en minimisant la dépendance aux formations externes souvent plus coûteuses. De plus, il optimise l'utilisation des ressources internes en tirant parti de l'expertise déjà présente au sein de l'entreprise.

  Développement de l'expertise interne : 

En formant vos propres formateurs et en encourageant le partage de connaissances entre collègues, vous favorisez le développement continu de l'expertise interne. Cela renforce la rétention des talents, améliore la productivité et contribue à la croissance professionnelle des employés au sein de l'entreprise.

  Simplification du recrutement :

Un centre de formation interne offre également la possibilité de recruter des candidats moins expérimentés mais motivés. En investissant dans leur développement au sein de l'entreprise, vous pouvez façonner des employés qui correspondent exactement aux besoins spécifiques de votre organisation. Cela réduit la pression de recruter uniquement des candidats hautement qualifiés, tout en favorisant une culture de promotion interne et de croissance professionnelle.

En investissant dans un centre de formation interne, votre entreprise crée donc une plateforme stratégique pour le développement des compétences, l'innovation et la croissance durable. Dans les prochaines sections, nous explorerons en détail les étapes pratiques à suivre pour la création et la gestion efficace d'un tel centre.

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Étape 1 : Identification des responsables du projet

La réussite de la création d'un centre de formation interne repose en premier lieu bien évidement sur l'identification d'un responsable projet. 

Rôles et qualités essentielles du responsable projet 

Expertise en formation 

Concevoir des programmes adaptés aux besoins spécifiques des employés et aux objectifs commerciaux permet de garantir que les formations répondent efficacement aux besoins opérationnels et stratégiques de l'entreprise.

Leadership et vision

Il est essentiel d'articuler clairement les objectifs du centre de formation et de les aligner sur la stratégie globale de l'entreprise pour assurer une cohérence et une pertinence maximales.

Gestion des ressources

En planifiant le budget, en allouant les ressources de manière efficiente et en assurant une utilisation optimale des fonds, il devient possible de maximiser l'efficacité des programmes de formation tout en optimisant les investissements de l'entreprise.

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Choix entre internes et externes

Lors de la sélection des responsables du projet, vous avez le choix entre des membres internes de votre organisation et/ou des consultants externes spécialisés :

  Membres internes

Les responsables internes, tels que des directeurs de département ou des spécialistes des ressources humaines, possèdent une connaissance approfondie de la culture organisationnelle, des processus internes et des besoins spécifiques des employés. Ils sont souvent bien placés pour aligner les objectifs du centre de formation avec la stratégie globale de l'entreprise et pour mobiliser efficacement les ressources internes nécessaires.

  Consultants externes

Faire appel à des consultants externes spécialisés, comme ceux des équipes Pairenne, peut apporter une expertise et une perspective nouvelles. Ces experts peuvent offrir des meilleures pratiques éprouvées, des solutions innovantes et une expérience spécifique dans la création et la gestion de centres de formation internes. Leur apport peut enrichir le projet en apportant des idées nouvelles et en assurant une exécution conforme aux normes de l'industrie.

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Étape 2 : Analyse des besoins

Avant de créer un centre de formation interne, il est crucial d'effectuer en amont une analyse approfondie des besoins de formation au sein de votre entreprise. Cette étape initiale permet de comprendre précisément les objectifs du projet et d'établir un cahier des charges précis pour votre académie. 

Voici quelques exemples de questions que vous pourrez vous poser pour cette étape : 

  • Qui former dans votre centre de formation ? Souhaitez vous uniquement former vos collaborateurs ou permettre également à vos clients et/ou prospects d'accéder à ce centre de formation ? 

  • Quels type de contenus l'académie intégrera-t-elle ? Ce centre de formation devra-t-il inclure uniquement des contenus e-learning 100% asynchrones ou également des classes virtuelles, un espace communautaire... ? 

  • Quel sera l'origine de ces contenus de formation ? Les contenus de formation seront-ils créés spécifiquement pour l'entreprise ou prévoyez vous d'intégrer des contenus catalogues type SCORM (une compatibilité de votre LMS avec ce type de fichier pourra alors être nécessaire) ? 

  • Combien de personnes seront amenées à suivre ces formations et à gérer votre centre de formation ?  Ce nombre pourra avoir un impact sur le budget logiciel associé à votre centre de formation. 

  • Comment souhaitez vous que vos apprenants aient accès à vos formations ?  sur quels hardwares  (ordinateur, portable) et via quels softwares (application mobile, via les outils Microsoft office tel que teams...) ?

  • Quel budget annuel souhaitez vous allouer à ce centre de formation ?  Il sera nécessaire d'intégrer ici le budget lié au maintien et à la gestion du centre mais également à la création/achat de vos formations.

L'ensemble de ces informations vous permettront d'établir un cahier des charges détaillé qui vous servira de base pour l'étape suivante : l'identification des outils de gestion de votre centre de formation et en premier lieu le LMS ! 

Étape 3 : Le choix de la plateforme LMS

Les plateformes LMS (Learning Management System) sont des outils digitaux permettant la gestion, la diffusion et le suivi des programmes de formation. Ils permettent de centraliser les contenus de formation, d'administrer les inscriptions aux cours, de suivre les progrès des apprenants et d'évaluer les résultats.
Il constitue ainsi l'outil central de votre centre de formation et devra en conséquence répondre pleinement au cahier des charges établi précédemment.

Lors du choix de votre LMS, vous devrez donc notamment porter attention aux critères suivants : 

Critères de Sélection

Adaptabilité

Les outils sélectionnés doivent être adaptés aux besoins spécifiques de votre entreprise, en prenant en compte la diversité des employés et des compétences à développer.

Facilité d'utilisation

Assurez-vous que les outils sont conviviaux et faciles à utiliser, afin de maximiser l'engagement des apprenants et de minimiser les obstacles à l'apprentissage.

Compatibilité technologique

Vérifiez la compatibilité des outils avec les systèmes informatiques déjà utilisés par l'entreprise.  Cela contribuera à faciliter les transferts de données entre systèmes et permettra d'automatiser certains processus.

Personnalisation

Un LMS personnalisable à la fois sur les aspects esthétiques et fonctionnels permet d'assurer l'adéquation entre l'outil et les besoins de votre entreprise et contribue à améliorer l'engagement des apprenants.

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Étape 4 : Conception du centre de formation

Cette étape consiste à paramétrer votre LMS pour qu'il réponde à vos besoins spécifiques. Cela implique plusieurs aspects clés : 

Charte graphique :

Adapter l'apparence visuelle du LMS pour refléter l'identité visuelle de l'entreprise. Cela comprend le choix des couleurs, des polices, du logo et des éléments graphiques afin qu'ils soient en ligne avec l'univers graphique graphique de l'entreprise.

Ergonomie du site :

Assurer une interface utilisateur intuitive et conviviale. Cela inclut la disposition des menus, des boutons et des fonctionnalités pour optimiser l'expérience utilisateur et faciliter la navigation sur la plateforme.

Page d'accueil :

Si possible, personnaliser la page d'accueil du LMS pour fournir aux utilisateurs un point d'entrée clair et engageant. Cela peut inclure des actualités de l'entreprise, des liens rapides vers les contenus importants et des fonctionnalités de personnalisation pour les utilisateurs.

Création de communautés : 

Intégrer si nécessaire des fonctionnalités de réseau social ou de communauté au sein du LMS pour encourager l'interaction et la collaboration entre les apprenants. Cela peut inclure des forums de discussion, des groupes d'intérêt, des espaces de partage de contenu et des outils de messagerie instantanée.

Connectivité et automatisation :

Si possible, connecter vos logiciels entre eux et mettez en place des automatisations au sein de votre centre de formation (mails automatiques, création des rapports, des attestations de réussite...). Cela vous permettra de simplifier grandement la gestion de votre centre de formation et de gagner du temps. 

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Étape 5 : Création et intégration des contenus de formation

La création et l'intégration des contenus de formation dans un LMS sont bien évidement des étapes importantes pour garantir l'efficacité et la pertinence de votre centre de formation interne. 


Pour commencer, vous devez concevoir des contenus pédagogiques alignés sur les objectifs définis auparavant. Ces contenus peuvent prendre diverses formes telles que des modules elearning interactifs, des vidéos, des simulations, des quiz, des classes virtuelles... Vous pouvez utiliser des outils auteurs, tel que Articulate, Genially ou iSpring, pour vous aider dans ces travaux.


Chaque format possède ses avantages et ses inconvénients, et ils sont utiles dans différentes occasions. Par exemple, les vidéos peuvent rendre les concepts complexes accessibles grâce à des explications visuelles. Les simulations permettent aux employés de mettre en pratique leurs compétences dans un environnement pratique et contrôlé, renforçant ainsi leur apprentissage par l'expérience. En outre, les quiz évaluent la compréhension des apprenants mais aussi maintiennent leur engagement tout au long du processus d'apprentissage.


Une fois les contenus créés, il faut les intégrer dans le LMS. Cette étape comprend le chargement des fichiers sur la plateforme, l'organisation de ces fichiers dans des structures de cours logiques, l'ajout de descriptions détaillées et de métadonnées pertinentes, ainsi que la définition de parcours d'apprentissage cohérents pour les utilisateurs. Une bonne intégration assure une navigation intuitive pour les apprenants et facilite la gestion et la mise à jour des contenus pour les administrateurs du système de gestion de l'apprentissage.


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Étape 6 : Déploiement et gestion des formations

Une fois que votre centre de formation interne est conçu et que les contenus de formation sont intégrés dans le LMS, il est pertinent de planifier et exécuter le déploiement des programmes de formation tout en assurant une gestion continue efficace :

  Planification du déploiement

Élaborez un calendrier de formation qui détaille les différentes sessions de formation, les dates, les heures et les responsables de la formation. Assurez-vous de coordonner avec les divers départements pour éviter les conflits d'horaire et pour optimiser la participation des employés.


Ensuite, mettez en place un système d'inscription facile à utiliser, soit via le LMS soit par un autre outil de gestion, pour que les employés puissent s'inscrire aux sessions de formation qui les intéressent. Assurez-vous que le processus est simple et accessible pour tous les niveaux de compétences technologiques.

  Gestion opérationnelle

Organisez et animez les sessions de formation en utilisant des méthodes pédagogiques variées (présentiel, virtuel, hybride) pour maintenir l'engagement des participants. Les formateurs doivent être bien préparés et utiliser des supports de cours interactifs pour favoriser un apprentissage actif.


De plus, assurez-vous qu'il y a un support technique disponible pour résoudre rapidement les problèmes liés à l'accès aux cours, aux contenus ou aux fonctionnalités du LMS. Une assistance rapide et efficace est essentielle pour maintenir la satisfaction des apprenants et minimiser les interruptions dans le processus d'apprentissage.

Étape 7 : Communication et engagement

La communication efficace autour des programmes de formation est essentielle pour susciter l'intérêt et l'engagement des employés. Il est crucial de mettre en place une stratégie de communication claire et régulière pour informer les employés des opportunités de formation disponibles, des dates clés, et des avantages qu'ils peuvent en retirer. Utilisez divers canaux de communication internes tels que les courriels, les bulletins d'information, les affichages sur l'intranet, et les réunions d'équipe pour diffuser les informations. Assurez-vous que le message soit personnalisé et pertinent, en mettant en avant comment chaque formation peut contribuer au développement professionnel des employés et à leurs perspectives de carrière au sein de l'entreprise.

Pour renforcer l'engagement, il est important de créer un environnement où l'apprentissage est valorisé et encouragé. Reconnaître publiquement les accomplissements des employés qui participent aux formations peut servir de motivation pour les autres. En outre, intégrer des éléments interactifs et collaboratifs dans les programmes de formation, comme des forums de discussion, des groupes de travail, et des projets pratiques, peut augmenter l'intérêt et l'investissement des participants.
En sollicitant régulièrement les retours des employés sur les formations et en adaptant les programmes en fonction de leurs suggestions, vous montrez que leur avis compte, ce qui peut renforcer leur engagement et leur satisfaction globale.

Étape 8 : Mesure des résultats et retour sur investissement

Évaluer l’efficacité de votre centre de formation interne est crucial pour assurer que les objectifs de développement des compétences sont atteints et que les investissements réalisés produisent des résultats tangibles. La première étape consiste à définir des indicateurs clés de performance (KPI) spécifiques et mesurables. Ceux-ci peuvent inclure des taux de complétion des cours, des scores aux évaluations, des améliorations des compétences spécifiques et des retours qualitatifs des participants. Utilisez des enquêtes de satisfaction, des entretiens et des observations pour recueillir des données sur l’expérience des apprenants et identifier les domaines nécessitant des ajustements. Des outils d’analyse intégrés dans les plateformes LMS peuvent également fournir des rapports détaillés sur la progression des apprenants et l’efficacité des différents modules de formation.


En parallèle, il est essentiel de mesurer le retour sur investissement (ROI) des programmes de formation. Cela implique de comparer les coûts engagés pour le développement, le déploiement et la gestion des formations avec les bénéfices obtenus. Les bénéfices peuvent être tangibles, comme une augmentation de la productivité, une réduction des erreurs ou une amélioration des performances financières. Ils peuvent aussi être intangibles, comme une meilleure satisfaction des employés, une réduction du turnover ou un renforcement de la culture d’entreprise. En calculant le ROI, vous pouvez démontrer la valeur ajoutée des programmes de formation à la direction et aux autres parties prenantes, justifier les investissements continus et orienter les futurs efforts de formation en fonction des résultats obtenus.

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Conclusion  

La création d'un centre de formation interne dans son entreprise représente bien plus qu'un simple investissement en développement des compétences. C'est une stratégie clé pour renforcer la compétitivité à long terme, en alignant les objectifs de formation avec les besoins spécifiques de votre organisation. En mettant l'accent sur la personnalisation des contenus, l'engagement des employés et la mesure précise des résultats, vous pouvez non seulement améliorer les performances individuelles et collectives, mais aussi favoriser une culture d'apprentissage continu et d'innovation au sein de votre équipe. En intégrant ces pratiques dans votre stratégie globale, vous êtes mieux équipé pour faire face aux défis futurs et pour soutenir une croissance durable de votre entreprise.

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