19 avril 2025 • Aurélien • Conception de formations • Tous

Analyse des besoins de formation : définition, méthode et questions clés

Analyse des besoins en formations

Avant de former, il faut comprendre et valider les besoins de formation !

Avant de former, il faut comprendre. Précisément.


Vous avez décroché un nouveau prospect. Il évoque “former ses équipes à la relation client” ou “monter en compétences sur Excel”. La tentation est grande de construire immédiatement un programme.


C’est pourtant à ce stade — avant toute proposition — que se joue la réussite du projet. L’analyse des besoins en formation transforme une demande initiale en un dispositif pertinent, aligné avec les objectifs stratégiques de l’organisation.


Dans cet article, nous détaillons ce qu’est réellement une analyse des besoins en formation, pourquoi elle est indispensable, et comment la structurer efficacement.

Au sommaire

 Qu'est-ce que l'analyse des besoins en formation ?
 Pourquoi l'analyse des besoins est-elle indispensable ?
 Les 7 questions pour réussir une analyse des besoins en formation
 Comment conduire une analyse des besoins en formation ?
 De l'évaluation des besoins aux objectifs de formation
 Les erreurs fréquentes à éviter pour définir les besoins
 Conclusion sur l'identification des besoins

Qu'est-ce que l'analyse des besoins en formation ?

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L’analyse des besoins en formation professionnelle est un échange structuré mené en amont d’un projet, dans une logique de recueil des besoins de formation.


Elle vise à répondre à une question centrale :

Quel est l’écart entre les compétences actuelles et les compétences nécessaires pour atteindre les objectifs visés ?

Cet échange permet notamment de :

  • Comprendre le contexte et les enjeux du commanditaire
  • Identifier les lacunes et les écarts entre les compétences actuelles et attendues
  • Clarifier les besoins individuels et les besoins collectifs
  • Vérifier que la formation est la réponse adaptée
  • Poser les bases du futur programme de formation 
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  Bonnes pratiques : distinguer la demande formulée du besoin réel.

Une demande porte souvent sur un sujet, tandis que le besoin est lié à un résultat opérationnel.

Pourquoi l'analyse des besoins est-elle indispensable ?

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1. Elle conditionne la qualité pédagogique

Sans analyse des besoins de formation, il est impossible d’adapter le contenu, les méthodes et le niveau.

La connaissance des collaborateurs (profil, expérience, contraintes) est la variable la plus structurante de votre conception pédagogique.

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2. Elle renforce votre crédibilité

Un formateur qui structure son recueil des formations et pose les bonnes questions adopte une posture de conseil, et non d’exécutant.

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3. Elle améliore l’impact des formations

Une formation alignée avec les besoins réels et les objectifs stratégiques génère davantage d’engagement et donc un meilleur taux de transfert du savoir.

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  Bonnes pratiques : Un atout pour QUALIOPI

Dans une logique qualité, notamment dans le cadre d'une certification Qualiopi, le responsable formation doit être en mesure de démontrer la prise en compte des besoins en amont.

Une analyse formalisée constitue une preuve tangible.

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Les 7 questions pour réussir une analyse des besoins en formation

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Les 7 axes qui permettent de couvrir l’ensemble des dimensions d’un projet :

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 QUI — Qui sont les apprenants ?

C'est la question la plus importante. Sans connaître votre public, vous ne pouvez pas adapter votre pédagogie.

  • Quels sont les métiers des bénéficiaires? Leurs fonctions? Leurs responsabilités ?
  • Quel est leur niveau actuel sur le sujet de la formation ?
  • Ont-ils déjà suivi des formations similaires ?
  • Quelle est leur motivation à se former ? Sont-ils volontaires ou envoyés par leur hiérarchie ?
  • Y a-t-il des contraintes particulières (handicap, barrière linguistique, faible aisance digitale) ?

Le profil des apprenants influence le niveau de langage, le choix des exemples, la durée des séquences et les méthodes pédagogiques.

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 POURQUOI — Quel est le besoin réel ?

C'est la question stratégique. Elle distingue la demande exprimée du besoin réel :

  • Pourquoi cette formation maintenant ?
  • Y a-t-il un problème ou un dysfonctionnement que l'on cherche à résoudre ?
  • Est-ce une obligation réglementaire, une montée en compétences volontaire, une réponse à un changement interne ?
  • Quels résultats concrets attend le commanditaire à l'issue de la formation ?

Cette question vous permettra de vérifier si la formation est bien la bonne réponse — parfois, le problème est managérial ou organisationnel, et aucune formation ne pourra le résoudre seule.

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 QUOI — Quel est le contenu attendu ?

Ces questions vous aideront à délimiter le périmètre de la formation et à éviter les programmes trop larges :

  • Quelles sont les compétences, connaissances ou comportements à développer ?
  • Y a-t-il des sujets à traiter en priorité ? Des sujets à exclure ?
  • Quels sont les savoirs (connaissances théoriques), savoir-faire (compétences pratiques) et savoir-être (postures, attitudes) visés ?
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 COMMENT — Quelles sont les contraintes de format ?

Le "comment" conditionne directement votre ingénierie pédagogique et le choix de vos modalités.

  • Formation en présentiel, distanciel, ou hybride ?
  • En groupe ou en individuel ?
  • Y a-t-il des outils ou des équipements disponibles ?
  • Des contraintes liées au contexte de travail (travail posté, équipes dispersées géographiquement) ?
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 QUAND — Quel est le calendrier ?

Le calendrier impacte directement la faisabilité de votre conception. Un délai trop court peut vous contraindre à adapter le périmètre.

  • Quelle est la date souhaitée de démarrage ?
  • Y a-t-il une deadline impérative (réglementaire, projet, saison) ?
  • Quelle est la disponibilité des apprenants ? (heures de travail, périodes de congés)
  • La formation doit-elle se faire en une fois ou peut-elle être séquencée sur plusieurs sessions ?
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 OÙ — Quel est le lieu de formation ?

Le "lieu" n'est pas anecdotique — il influence le choix des méthodes, des supports et des exercices pratiques.

  • Dans les locaux du client, dans un centre de formation externe, à distance ?
  • Quelles sont les conditions matérielles disponibles (salle, vidéoprojecteur, connexion internet, PC) ?
  • Les apprenants seront-ils tous au même endroit ou dispersés ?
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 COMBIEN — Quel est le volume et le budget ?

Le "combien" vous permet de calibrer votre proposition commerciale et de vérifier l'équation économique du projet.

  • Combien d'apprenants sont concernés ?
  • Quelle est la durée souhaitée de la formation (en heures) ?
  • Quel est le budget alloué ? Existe-t-il un financement OPCO prévu ?
  • La formation doit-elle être certifiante ou diplômante ?

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Comment conduire une analyse des besoins en formation ?

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L'analyse de besoin se fait idéalement en entretien — en présentiel ou en visioconférence — plutôt que par questionnaire écrit. L'échange oral permet de creuser, de reformuler, de détecter ce qui n'est pas dit.

Quelques conseils pour conduire cet entretien :

  • Préparez vos questions à l'avance en vous appuyant sur les 7 axes décrits ci-dessus.
    Ne vous contentez pas d'improviser.

  • Écoutez plus que vous ne parlez.
    L'analyse de besoin n'est pas une présentation de vos services — c'est une investigation.

  • Reformulez et validez.
    À chaque réponse importante, reformulez pour vous assurer d'avoir bien compris : "Si je comprends bien, votre besoin principal c'est..."

  • Questionnez le résultat attendu.
    "Comment saurez-vous que la formation a été efficace ?" est l'une des questions les plus puissantes que vous puissiez poser.

  • Envoyez une synthèse écrite au commanditaire après l'entretien.
    Ce document servira de base à votre convention de formation et au programme du parcours.
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  Bonnes pratiques : 

Si possible, menez un second entretien avec les futurs apprenants eux-mêmes, en plus du commanditaire. Leurs attentes et motivations peuvent différer sensiblement de celles de leur responsable — et ces nuances sont précieuses pour votre conception.
=> Voir notre article sur le questionnaire de positionnement

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De l'évaluation des besoins aux objectifs de formation

Une fois l'analyse de besoin réalisée, vous disposez de toutes les informations nécessaires pour définir les  objectifs pédagogiques qui structureront votre plan de formation.

Un objectif pédagogique bien formulé répond à cette structure :

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"À la fin de la formation, les apprenants seront capables de" + Verbe d'action

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Les verbes d'action s'appuient sur la Taxonomie de Bloom selon le niveau cognitif visé : identifier, décrire, appliquer, analyser, concevoir, évaluer.

Les erreurs fréquentes à éviter pour définir les besoins

  • Prendre la demande au pied de la lettre
    "Je veux une formation d'une journée sur la communication" n'est pas un besoin, c'est une solution proposée par le commanditaire. Votre rôle est de creuser pour comprendre quel problème sous-jacent cette demande cherche à résoudre.

  • Sauter l'analyse pour aller plus vite
    Sous la pression du calendrier ou du commanditaire, la tentation est grande de passer directement à la conception du programme. C'est une fausse économie : chaque heure non investie en amont se paie au double lors de la conception, voire à l'animation lorsque la formation s'avère mal calibrée. Une analyse même courte (30 minutes bien menées) vaut toujours mieux qu'une absence d'analyse.

  • Ne pas distinguer commanditaire et apprenants
    Le commanditaire (l'entreprise, le manager) et les apprenants (les salariés) ont souvent des attentes différentes. Confondre les deux, c'est prendre le risque de concevoir une formation qui satisfait le chef mais qui n'engage pas les participants. Il est ainsi capital de prévoir dans un second temps la mise en place d'un questionnaire d'entrée (ou questionnaire de positionnement) qui sera adresser à tout les bénéficiaires de la formation. 

  • Oublier de formaliser
    Un échange oral non formalisé est un échange oublié. Prenez des notes, rédigez une synthèse, envoyez-la au commanditaire pour validation. Ce document est la fondation de votre relation contractuelle.

Conclusion sur l'identification des besoins

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L'analyse de besoin en formation n'est pas une formalité administrative. C'est l'acte pédagogique fondateur qui conditionne la qualité de tout ce qui suit : la conception, l'animation, et l'impact réel de votre formation.


En posant les bonnes questions — QUI, POURQUOI, QUOI, COMMENT, QUAND, OÙ, COMBIEN — vous vous donnez les moyens de concevoir des formations qui répondent vraiment aux besoins des apprenants et aux attentes des commanditaires.


C'est aussi ce qui distingue un formateur expert d'un simple transmetteur de contenu.


Chez PAIRENNE, nous proposons un accompagnement complet pour vous aider à structurer vos parcours de formation de manière efficace.

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Grâce à notre formation dédiée aux formateurs, vous apprendrez à :

  • Concevoir un scénario pédagogique séquence par séquence, adapté à votre public, vos objectifs et vos contraintes,
  • Choisir les méthodes et modalités pédagogiques les plus pertinentes pour chaque séquence,
  • Utiliser des outils pratiques pour visualiser le taux d’interactivité et la répartition des temps,
  • Dynamiser vos sessions et faciliter l’animation grâce à une structuration claire et professionnelle.

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Questions fréquentes

Quelle est la différence entre besoin et demande en formation ?

La demande correspond à la solution envisagée par le commanditaire ("je veux une formation Excel d'une journée"), tandis que le besoin désigne le problème opérationnel à résoudre ("mes équipes perdent du temps sur des reportings manuels"). Le rôle du formateur est précisément de creuser la demande pour identifier le besoin réel — car une même demande peut cacher des besoins très différents, et toutes les demandes ne se résolvent pas par une formation.

Qui doit participer à l'analyse des besoins de formation ?

Trois profils sont à associer dans l'idéal :

  • Le commanditaire (RH, responsable formation, manager) qui porte les enjeux stratégiques et le budget
  • Les apprenants ou un échantillon représentatif, pour capter les attentes terrain et les contraintes réelles
  • Les managers de proximité, qui connaissent les écarts de compétences au quotidien

Croiser ces trois points de vue évite le piège classique d'une formation qui satisfait le décideur mais n'engage pas les participants.

L'analyse des besoins de formation est-elle obligatoire ?

Elle n'est pas obligatoire au sens strict du Code du travail, mais elle est fortement attendue dans toute démarche qualité, en particulier pour la certification Qualiopi (indicateur 4 du référentiel national qualité). Les organismes de formation doivent pouvoir démontrer qu'ils analysent les besoins du bénéficiaire en amont et adaptent leurs prestations en conséquence. Une analyse formalisée constitue alors une preuve tangible lors des audits.

Combien de temps dure une analyse des besoins de formation ?

La durée varie selon la complexité du projet :

  • 30 à 45 minutes pour une formation courte, mono-cible et bien cadrée
  • 1 à 2 heures pour un projet impliquant plusieurs profils ou un parcours multi-modal
  • Plusieurs sessions pour un dispositif d'envergure (déploiement multi-sites, refonte d'un parcours métier)

L'objectif n'est pas l'exhaustivité mais la pertinence : mieux vaut 30 minutes bien cadrées qu'un échange d'une heure non structuré.

eut-on réaliser une analyse des besoins de formation à distance ?

Oui, la visioconférence fonctionne très bien à condition de respecter trois principes : conserver une approche interactive (caméras allumées, reformulation systématique), structurer l'entretien avec une trame préparée à l'avance (les 7 questions QQOQCCP), et envoyer une synthèse écrite dans les 48 heures. Évitez en revanche les analyses par questionnaire seul : vous passerez à côté de tout ce qui n'est pas dit explicitement.

Faut-il formaliser l'analyse des besoins de formation ?

Oui, systématiquement. Un échange oral non formalisé est un échange oublié — et juridiquement contestable. La synthèse écrite remplit trois fonctions :

  • Valider la compréhension partagée du besoin avec le commanditaire
  • Servir de base à la convention de formation et au programme
  • Constituer une preuve dans le cadre d'un audit Qualiopi

Un format simple (1 à 2 pages reprenant les 7 axes QQOQCCP) suffit largement.

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