Crédit impôt recherche et contrôle fiscal : sécuriser votre CIR

La préparation en amont d'un contrôle fiscal lié au CIR revêt une importance cruciale pour assurer une gestion efficace et minimiser les risques potentiels. Voici les étapes clés à considérer :

1. Une documentation exhaustive

Dès le chiffrage réalisé et la déclaration effectuée, rassemblez et organisez minutieusement toutes les preuves et documents justificatifs des dépenses éligibles au CIR. Cela inclut les justificatifs financiers (pièces comptables, factures, contrats de sous-traitance), les justificatifs RH (relevés de temps des collaborateurs impliqués dans la R&D, diplômes scientifiques, fiches de poste) et les justificatifs techniques (description des opérations de R&D, cahiers des charges et listes des livrables). Une documentation exhaustive renforcera la crédibilité de la demande de CIR.

Nous l'avons vu, la prescription fiscale est de plus de 3 exercices, pensez à bien capitaliser votre documentation!

2. La mise en place d'audit interne..

Sans attendre l'annonce d'un contrôle, il peut être intéressant de mener régulièrement des audits internes approfondis. Examiner méticuleusement toutes les dépenses et activités liées à la recherche et au développement pour garantir leur conformité aux critères d'éligibilité du CIR. Identifiez les éventuelles lacunes ou incohérences dans la documentation et les compléter de manière proactive. L'objectif est de pouvoir être en mesure de transmettre une méthodologie claire à l'administration en cas de demande d'informations supplémentaires.

3. Et étudier la possibilité de réalisation d'évaluations externes 

Si nécessaire, pensez également à envisager une évaluation externe pour valider et renforcer vos données. Un expert indépendant peut offrir une perspective objective sur la conformité de vos dépenses par rapport aux exigences du CIR, renforçant ainsi votre position lors d'un contrôle.

Nos équipes et celles de notre partenaire BUSINOVE se tiennent à votre disposition pour des audits de sécurisations, n'hésitez pas à nous contacter.

4. La formation des équipes

Toujours dans un objectif d'anticipation et de renforcement de vos connaissances sur le CIR, pensez à organiser des sessions de formation pour sensibiliser et informer les équipes concernées sur les critères d'éligibilité au CIR et sur l'importance de la documentation adéquate. Impliquez le personnel clé dans le processus pour garantir une compréhension commune des exigences. Avoir un cabinet de conseil ne suffit pas, il faut être en mesure de comprendre les positions prises, de challenger ces positions et de mesurer les points d'amélioration de votre dossier.
La formation au CIR de vos équipes est ainsi un indispensable complément à la présence d'un conseil.

5. Mettre en place des plans de gestion du risque

Justement, comme le risque zéro n'existe pas, nous vous recommandons d'élaborer un plan de gestion des risques spécifique au contrôle fiscal. Identifiez les scénarios potentiels, préparez des réponses aux questions fréquemment posées et déterminez les points d'attention pour être prêt à répondre efficacement aux demandes des inspecteurs fiscaux.

6. Echanger avec l'administration AVANT les contrôles

Enfin, notez que vous avez la possibilité de solliciter l'avis de conseillers fiscaux expérimentés pour évaluer votre demande de crédit. Leurs conseils peuvent fournir des perspectives précieuses et des recommandations pour renforcer votre position et minimiser les risques lors du contrôle.

La principale démarche est celle du rescrit fiscal.

Cette démarche vous permet de solliciter l'administration fiscale pour obtenir une réponse formelle sur deux aspects cruciaux :

• L'interprétation d'un texte fiscal, ce qui englobe la compréhension des lois fiscales
• L'évaluation de votre situation à la lumière du droit fiscal.

Vous pouvez utiliser le rescrit fiscal pour obtenir des clarifications sur divers sujets fiscaux, tels que le calcul de l'impôt ou l'éligibilité à des crédits d'impôt. Il est important de noter que cette procédure s'applique à tous les types d'impôts dès lors qu'ils sont mentionnés dans le Code général des impôts (CGI) : l'impôt sur le revenu, l'impôt sur les sociétés, la TVA, les impôts locaux et le crédit impôt recherche donc!

La mise en œuvre de ces étapes préparatoires renforce la position de l'entreprise face à un éventuel contrôle fiscal CIR. Une préparation minutieuse et proactive réduit les risques d'erreurs, augmente la crédibilité de la demande de CIR et sécurise ainsi votre déclaration de crédit impôt recherche.

Une fois engagé dans un contrôle fiscal lié au CIR, adopter les bonnes pratiques peut faire toute la différence pour une gestion efficace et une issue favorable. Voici les actions clés à considérer :

1. Adopter une attitude de coopération

Dès le début du contrôle, manifestez une attitude de coopération et de transparence envers les inspecteurs fiscaux. Répondez de manière complète et précise à leurs demandes tout en restant focalisé sur la défense des intérêts légitimes de votre entreprise.

Nous insistons sur l’importance d’être facilitateur avec l’administration lorsque celle-ci vous sollicite. Être à l’écoute et jouer le jeu sera bénéfique sur le long terme. Adopter une posture inverse pourra être préjudiciable à court terme !

2. Choisir les bons interlocuteurs internes

Nous insistons aussi sur l’importance d’être vigilent sur le fait de placer en face des inspecteurs les bons interlocuteurs internes. Si l’inspecteur analyse uniquement des sujets financiers ou comptable alors un DAF ou un responsable comptable sera adapté. Si l’inspecteur questionne des sujets sociaux, alors il faudra naturellement demander à un responsable des ressources humaines d’intervenir voir à votre cabinet d’EC si les paies sont externalisées par exemple. Si l’inspecteur audite les sujets techniques, il faudra alors le faire rencontrer votre responsable technique ou CTO pour avoir des échanges qualifiés.

Le choix du collaborateur en charge de répondre à l'administration est capital.

3. La gestion des informations transmises 

Centralisez et organisez rapidement les informations demandées. Fournissez des réponses claires et bien documentées pour chaque requête des inspecteurs. La clarté et la précision renforcent la crédibilité de vos déclarations. Attention, ne transmettez que les informations demandées, pas plus!

4. Mettre en place une communication interne fluide et efficace

Maintenez une communication interne efficace et bien coordonnée. Assurez vous que toutes les parties prenantes au sein de l'entreprise sont informées des développements du contrôle pour éviter toute confusion ou divergence dans les réponses fournies aux inspecteurs.

5. Préparer les entretiens avec l'inspecteur

Dans le cadre d'un contrôle, la préparation est importante.

Individuellement comme collectivement, préparez vous minutieusement pour les entretiens avec les inspecteurs fiscaux. Révisez attentivement tous les documents permettant de justifier la détermination du CIR et préparez des réponses claires et étayées pour les questions potentielles. Gardez à l'esprit les points clés à défendre.

6. Respecter les délais et procédures

Toujours dans une logique d'être facilitateur, veillez à respecter les délais impartis pour fournir les informations demandées et à suivre rigoureusement les procédures établies par l'administration fiscale. Dans le cadre d'une contrôle fiscal du crédit impôt recherche, la vérification de l'assiette du CIR peut se faire en plusieurs fois de la même façon que les éléments justificatifs seront demandés au fur et à mesure de l'analyse du dossier. A chaque étape, l'inspecteur indique des dates de transmissions. Tout retard peut être perçu négativement et peut affecter le résultat du contrôle.

7. Nommer un référent interne et utiliser vos conseils

La mise en œuvre de ces étapes préparatoires renforcera la position de l'entreprise face à un éventuel contrôle fiscal CIR. Une préparation minutieuse et proactive réduit les risques d'erreurs, augmente la crédibilité de la demande de CIR et sécurise ainsi votre déclaration de crédit impôt recherche.

Pour assurer le respect de toutes ces bonnes pratiques, il peut être opportun de demander à un collaborateur de centraliser les réponses fournies à l'administration.
En plus de connaissances approfondies des finances et du fonctionnement de l'entreprise, cette personne devra être fiable et capable de fournir des informations précises et exactes. Elle devra avoir une bonne capacité à travailler sous pression et une maîtrise des détails et des délais. 
Cette personne pourra être amenée à travailler en collaboration étroite avec un expert-comptable ou un professionnel fiscal pour garantir une réponse précise et complète.

Nous l'avons vu, la démarche CIR n'est pas une science exacte.
Il peut y avoir une part d'interprétation dans l'éligibilité de certains travaux ou de certaines dépenses.

Si vous soumettiez le calcul de votre crédit à 10 conseils dans le financement de la R&D,
vous obtiendrez probablement 10 montants de crédit différents

L'important est d'être le plus éclairé possible sur les risques lors de la déclaration. Partant de ce constat, vous devez être conscient qu'en cas d'inspection fiscale, l'agent chargé du contrôle pourra potentiellement formuler une proposition de rectification du montant du CIR.

La proposition de rectification vise à corriger une erreur que vous auriez faite en exposant les conclusions du contrôle. Dans ce cas, la proposition de rectification détaille les dépenses non prises en compte dans le calcul du crédit d’impôt, les montants concernés et les motifs du redressement (ou du non-remboursement pour les entreprises en déficit). Son objectif est de permettre à l'entreprise de comprendre clairement les reproches formulés à son encontre. Elle dispose alors d'un délai de 30 jours, prorogeable de 30 jours, pour formuler ses observations et tenter de convaincre l'administration de reconsidérer sa position.

Un dialogue s'engage avec l'administration. Le vérificateur répond aux observations du contribuable. Si aucune modification n'est apportée, l'entreprise peut recourir au comité consultatif du CIR. Ce comité a été créé par la loi de Finance de 2015 afin de réduire les litiges. Il donne un avis non contraignant que l'administration ou l'entreprise peut décider de ne pas suivre.